 |
| Ilustrasi suasana rapat (gambar : MCPNU/Ipt) |
MCPNU Ponorogo- Salam pelajar! Semangat belajar! Salam literasi! Kembali lagi di website idaman para pelajar. Rapat mungkin sebuah kegiatan yang sudah tidak asing lagi bagi para rekan dan rekanita yang bergabung di organisasi pelajar NU yaitu IPNU dan IPPNU mulai dari tingkat PR, PAC, PK dan seterusnya. Kegiatan tersebut biasa dilakukan saat akan melaksanakan sebuah agenda atau program kerja.
Berbicara tentang rapat, ada banyak sekali hal menarik di dalamnya mulai dari teman yang tertidur saat rapat, diskusi sengit antar anggota, hingga candaan-candaan yang mencairkan suasana. Jika boleh berpendapat, sebenarnya rapat itu memiliki banyak fungsinya. Menurut penulis sendiri, salah satu fungsi rapat adalah untuk mempersiapkan sebuah agenda/program kerja sebuah organisasi melalui jalan diskusi/ musyawarah untuk menemukan solusi terbaik.
Tapi tunggu dulu, untuk "mengaktifkan" fungsi dari rapat itu sendiri bisa dibilang gampang-gampang susah. Tidak jarang rapat yang tidak terkontrol dan tidak terkonsep akan mengakibatkan "tidak aktifnya" fungsi rapat. Alih-alih mendapatkan solusi, rapat yang tidak terkontrol hanya membuang-buang waktu serta energi. Yang lebih parah lagi, rapat yang "kosong" hanya mengahabiskan konsumsi.. ha..ha..ha..
Baiklah... tidak perlu prolog yang panjang lagi, berikut adalah tips untuk rapat yang efektif dan efisien versi media pelajar NU. .
1. Membuat agenda rapat. Usahakan dalam penetapan deadline tidak terlalu mendadak maupun terlalu lama.
2. Menentukan jumlah undangan. Agar lebih efisien, undangan bisa difokuskan kepada pihak-pihak yang benar-benar terkait dengan isi yang akan disampaikan saat rapat nantinya.
3. Mengirim doa kepada para pendahulu melalui doa bersama. Hal itu sebagai wujud rasa hormat kita atas jasa yang telah mereka berikan.
4. Mencatat hal-hal penting saat rapat. Hal ini bisa mengurangi resiko terlewatnya sebuah ide yang bernilai.
5. Mengontrol jalannya rapat.
6. Tepat waktu.
7. Menghindari penggunaan alat apapun misalkan gadget selain untuk keperluan rapat.
8. Durasi rapat yang tidak terlalu lama.
9. Sisihkan beberapa menit untuk membuka sesi Q and A atau tanya jawab.
10. Buat deadline untuk eksekusi segala rencana yang telah disepakati.
Mungkin ada yang ingin menambahkan tips-tips rapat selain 10 poin di atas ? Kami tunggu di kolom komen ya... Trim
Redaksi : Iput
Editor : Arisel
Komentar